委員会委員会

論文審査過程における投稿論文の情報管理について

日頃より学術委員会の活動にご理解ご協力を賜り厚く御礼申し上げます。
投稿論文の審査過程において、審査途上の投稿論文に外部からアクセス可能な状態に一時的になる事案が生じ、対応と調査を進めてまいりました。概要は以下のとおりです。

1.事案の概要
都市計画論文[発表付]の投稿受付を今年度からオンライン化したことに伴い、審査に関わる学術委員及び査読者へ投稿論文を送付する際にもオンラインで行うこととしました。
具体的には、学会のWebサーバ上に投稿論文のPDFファイルを置き、メールでそのURLを通知する方式により行いました。
この際、URL末尾のファイル名を変更して試行すれば担当外の投稿論文も入手可能な状態となっていることが関係者からの連絡で明らかとなりました。
学術委員会では、連絡後速やかにWebサーバ上のファイルを削除し、その後はメールにファイルを添付する方式に変更し、その後の審査を進めてきました。
また、Webサーバへのアクセスログを元に、関係者以外のアクセスがなかったか調査を進めてきました。

2.調査結果
アクセスログを元に、アクセス元・アクセス先の対応関係及び時系列変化を総合的に分析を行いました。
部外者によるものと類推される不規則なアクセスやクローリングの形跡は認められませんでした。

このように意図せぬアクセスが可能となる状態を招いたこと、また、投稿者の皆さまへのご報告が遅くなりましたこと、深くお詫び申し上げます。
今後の再発防止を徹底してまいります。引き続きのご指導ご鞭撻をお願い申し上げます。

公益社団法人 日本都市計画学会
学術委員会委員長

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